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El TCO de las redes corporativas
jueves, 22 de enero del 2009 a las 05:41
La compra, implantación y puesta en marcha son sólo los factores iniciales que determinarán el Costo Total de Propiedad de cualquier proyecto en Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC).A éstos se irán añadiendo en el tiempo costos incrementales derivados de la administración, integración, soporte y mantenimiento de las tecnologías adoptadas, sin olvidar los asociados a la formación, ampliación e innovación, entre otros. Hoy más que nunca, todos ellos deben ser tomados en cuenta desde un primer momento, especialmente cuando se trata de proyectos de gran dimensión y complejidad, como son las redes corporativas.
Según los expertos, “el costo total de propiedad y el retorno de la inversión (ROI) son dos factores relacionados”. Está claro que para calcular el ROI de un proyecto antes hay que saber su costo real. Y para ello, además de conocer el costo de la compra, hay que investigar otros componentes, como el mantenimiento o los costos ocultos de formación, entre otros muchos elementos.
Si bien es cierto que no existe una regulación que determine el modo de calcular el costo total de propiedad, sí se dispone de una serie de reglas que se pueden tener en cuenta. “En el mundo financiero se conocen desde hace mucho tiempo los valores que hay que calcular. Pero en nuestro sector, venimos de un mundo en el que medir las inversiones en tecnología era lo de menos, sólo contaba la necesidad de disponer de ella, sin que nadie se cuestionase otros factores. Es decir, el centro de datos era un centro de costos”.
Sin embargo, hemos evolucionado, la tecnología se ha hecho más madura y hay más alternativas en el mercado. Hoy disponer de TI es una exigencia básica para mejorar el negocio, y, en consecuencia, se impone optimizar las inversiones comparando el costo y la rentabilidad de cada alternativa y de cada proyecto, para lo que el costo total de propiedad constituye una herramienta muy útil; incluso para analizar proyectos de outsourcing, ya que permite contrastarlos con el costo de llevarlos internamente
Una necesidad creciente
Algunos analistas reconocen que muchas empresas todavía se encuentran en la fase inicial en que, pese a sentir la necesidad y la conveniencia de calcular el costo total de propiedad, se sigue operando atendiendo otros criterios.
Ante la clara necesidad de acometer los proyectos, todavía las compañías se plantean el cálculo de su costo total como una cuestión a abordar a largo plazo. Lo que sí se calcula frecuentemente es el costo de la compra, instalación y mantenimiento de cada acción.
En el caso de las comunicaciones, hay que tener en cuenta también al proveedor al que se contrate el servicio y las infraestructuras del territorio.
Otros expertos insisten en tener mayor calidad, rentabilidad y confiabilidad del servicio como el principal factor a tener en cuenta a la hora de tomar decisiones, por encima de otros análisis, como el cálculo estricto del costo total de propiedad, “hay que optar por tener lo mejor, pero siempre que funcione bien y no dé ningún problema”.
“Cueste lo que cueste”
Las empresas gubernamentales representan un escenario peculiar, muy diferente al de la empresa privada, pues hay que dar un servicio al ciudadano, “en entidades gubernamentales no les piden incluso hacer ningún tipo de análisis financiero ni de retorno de la inversión, las instituciones gubernamentales están sometidas a la Ley a la hora de comprar y contratar”.
Por ello, cuando surge una necesidad, se tiene que hacer una valoración previa de cómo está el mercado de acuerdo a lo que se quiere lograr, a fin de preparar las licitaciones con las especificaciones técnicas que se deben cumplir. En este sentido, muchas de las veces las empresas gubernamentales sencillamente aplican “el sentido común”.
Es importante el papel del proveedor de servicios a la hora de tomar decisiones relacionadas con las comunicaciones, pues no en todas las zonas hay una gran oferta. Cuando hay competencia hay más posibilidades de ajustar mejor los costos.
La opción externa
Existe además otra alternativa, y ésta es sin duda las comunicaciones contratadas como servicio, en este caso, el cálculo del costo total de propiedad también es de utilidad, ya que permite comparar las inversiones y costos globales que supone contratar un servicio a un tercero con los que supondría montar y mantener el sistema internamente.
Las redes privadas de hace 20 años basadas en líneas punto a punto acabaron desapareciendo porque ofrecían un retorno menor que el de los servicios ofrecidos por los operadores; es decir, el costo total supone un parámetro clave para tomar decisiones de este tipo. E incluso en los casos en que es más rentable contratar un servicio, también ayuda a buscar el proveedor que mejor cumpla nuestras necesidades.
Igualmente sucede con las telecomunicaciones y con las redes locales, las redes Wi-Fi o la telefonía IP, que es un muy buen ejemplo. En este caso, se puede contratar la telefonía IP como servicio, evitando la compra de equipos y su soporte y mantenimiento, pero si no se dispone del valor del costo total de propiedad de ambas alternativas, es imposible comparar las ventajas de cada una.
Lo importante es conocer el costo del servicio que se necesita, que viene determinado por el contrato de nivel de servicio firmado con el proveedor. Porque si, por ejemplo, se trata de sistemas críticos para el negocio, más que fijarse en el costo, hay que valorar el servicio de soporte 24x7 ofrecido. Hay que determinar el servicio requerido, su costo, si es defendible ante el director financiero como costo añadido… y luego hay que vigilar que efectivamente se cumpla con el contrato alcanzado.
Pero la externalización no es siempre la mejor solución, ya que otros expertos opinan que sólo se deben externalizar las operaciones concretas para un periodo determinado que no se puedan hacer internamente con calidad y a menor precio. No tiene sentido montar un departamento para soportar una operación de este tipo. Pero si se trata de un servicio recurrente que la plantilla interna es capaz de soportar, es mejor tenerlo en propiedad.
La externalización hay que mirarla con lupa, porque en ocasiones el único motivo que la justifica es deshacerse de la responsabilidad de un proyecto, y a veces eso sale más caro. Es cuestión de hacer números sabiendo que el objetivo final es mantener un buen servicio al mejor costo posible.
Visión global
Es de vital importancia la necesidad de acercarse a la tecnología con una visión global que comprenda todos los factores implicados. A la hora de seleccionar una tecnología, sea de comunicaciones o de cualquier otro tipo, es imprescindible adoptar una visión de 360 grados, porque en la electrónica de red y las comunicaciones se apoyan hoy todos los procesos de producción de una gran corporación. Todo pasa por la red, y sobre ella surgen aplicaciones tan distintas como la seguridad y la administración de identidades.
De hecho, en la actualidad la red es un elemento activo en el funcionamiento de la seguridad. Si se instala, por ejemplo, un sistema de comunicaciones inalámbrico, antes que nada hay que checar que éste sea seguro. La cuestión de la cobertura es a veces secundaria, pues se trata sólo de dinero. Y para que sea seguro, es necesario integrarlo con el sistema de directorios. Pero antes hay que saber si la red está preparada para ello. Es decir, hay que prever las futuras ampliaciones y la integración con otros sistemas, tanto si se instala y administra internamente como si se contrata como servicio. En este último caso, habría que asegurarse de que todas estas cuestiones aparezcan en el contrato.
Es imprescindible también garantizar la evolución futura de los sistemas sin que ello suponga incurrir en nuevos costos. Ya existen soluciones de comunicaciones unificadas en las que el teléfono físico cada vez tiene menor importancia. En un futuro, la mayor parte de las comunicaciones se recibirán en la PC ó PDA. Por lo tanto, si ahora se diseña una red con telefonía IP con la idea de que tenga una vida útil de cinco años ya se está haciendo mal, pues se está incurriendo en una serie de costos ocultos, al no tener en cuenta todas esas nuevas tecnologías emergentes.
En definitiva, hay que abordar los costos con una valoración global y una perspectiva de futuro, para que no surjan sorpresas. Hay que evitar incurrir en costos ocultos no previstos inicialmente y que todos los cálculos hechos para fijar los periodos de amortización se vengan abajo.
Lo anterior conlleva a diseñar basándose en estándares. Dependiendo de las necesidades de las organizaciones, las redes e infraestructuras basadas en estándares tienen una importancia vital, ya que además de ayudar a controlar los costos, los estándares permiten ir hacia tecnologías ya consolidadas. Y una tecnología consolidada es más fácil de detectar y de integrar. Es el caso antes citado como ejemplo de la integración de una red wireless con el sistema de directorios de la empresa. Todo eso hay que preverlo con antelación. Si somos capaces de garantizar el funcionamiento de la red siguiendo estándares y de integrar realmente todas esas cuestiones estaremos evitando la aparición de costos ocultos en el futuro.
Confianza en el proveedor
En un mundo tan cambiante como el de ahora, las empresas no pueden arriesgarse a contratar a una empresa que, por su tamaño, pueda desaparecer, aunque tampoco estamos libres de que a una grande le ocurra lo mismo, el riesgo es menor.
Lo que sí es un hecho es que la garantía de que el sistema adoptado sea capaz de funcionar y evolucionar sin generar costos ocultos es, una cuestión de confianza en el proveedor, que es quien está detrás de un proyecto, algo sin duda fundamental. Por ello se sugiere que se elijan compañías consolidadas que ofrezcan todo un entorno de servicios alrededor de la solución, además de una referencia única para resolver cualquier tipo de problema.
Y si se trata de contratar un servicio, la rapidez y eficacia son otros factores importantes, es de vital importancia saber que el proveedor que se eligió es capaz de proporcionarle lo que la empresa necesita e incluso adelantarse a sus necesidades.
Fuente: CIO México
